請求書１つで、取引先の『信用』を落としてしまう〜成長する企業になるために〜
ビジネスと切っても切り離せない請求書ですが、
その意味や目的を知っている人が実はそれほど多くありません。
今回は請求書と業務の関連性を中心に解説したいと思います。
請求書の役割とは
請求書の役割とは、
サービスや業務の提供の代金を回収することとなります。
つまり、金銭をしっかりと受け取ることを
目的として請求書が発行されます。
また、請求が起こるような取引が取引先と
自社の双方にあったことの証明として請求書を発行します。
そのため、取引を証明することを目的として請求書には
保存期間が決まっていますし、また支払いが行われない場合には
請求書が一つの証拠となる場合もあります。
ですから、請求書はしっかりと発行した方がいいでしょう。
請求書を発行する側の業務の流れ
請求書を発行する側（請求側）の業務の流れを説明していきます。
請求書を作成するのは、
納品が完了したあとか、もしくは納品と同時となります。
請求書を作成するのは、
会社によって担当者がバラバラな場合があります。
営業担当の人が作ることもありますし、
経理担当の方が作成する場合もあります。
いずれにしても、しっかりと発行することが重要となります。
請求書に必要な基本的な項目
請求書を作成する時に必ず必要となる項目について、
国税庁のタックスアンサーでは以下のように必要事項を定めています。
・ 請求書作成者の氏名または名称
・ 取引先(請求書を受け取る業者)の氏名または名称
・ 取引年月日
・ 取引内容
・ 取引金額（税込）
但し、この5項目では実務上情報不足であることも多く、
以下の項目も合わせて記載するのが一般的です。
・ 支払期限
・ 振込先
他には、消費税を別記したり商品の単価を記載するなど、
請求書を受け取る取引先が内容がはっきりとわかるように
作成するといいでしょう。
もし、支払いが行われないような場合は、
支払いの催促や内容証明など、
入金が行われるように取引先に催促する業務が発生することがあります。
日付の決め方
請求書に記載する日付には、主に
「請求書の発行日」
「支払い期限（お振込み期限）」
があります。
「請求書の発行日」は、請求書を発行した日付を記載します。
ここで注意したいのは、発行日を請求書の作成日や印刷日にするのではなく
取引先の締め支払いに合わせた日付を記載するのが基本です。
請求締め日は企業によって違いますので、請求書の発行日によっては、
受取側の経理の処理月に影響してしまいます。
必ず事前に取引先に確認をしておきましょう。
「支払い期限（お振込み期限）」は、必ず明記するようにしましょう。
契約合意前に見積書で支払い条件を提示し、
取引先の支払い条件とすりあわせをしておくとスムーズです。
特に契約上の取り決めがなければ、
支払日は支払う側の支払い規定となります。
たとえば「月末締の翌月20日払い」の場合、
当月までに請求した代金は翌月の20日に支払われることになります。
※締め日から支払い期限までの期間のことを「支払いサイト」といいます
あらかじめ支払規定について明確にすることで、
書面に明記しておくことでトラブルの無い取引につながります。
支払いサイトとは
通常代金の支払方法には「その都度方式」と「掛売り方式」
という2種類があります。
商品購入時やサービスを受けた時に支払いをする方法が「その都度方式」
毎月の取引をまとめて請求する支払い方法が「掛売り方式」です。
企業間での取引では、取引があるたびに請求をおこなうのは
効率が悪いため、通常「掛売り方式」で行います。
「掛売り方式」でおこなう場合、締め日から起算していつまでに支払いするか
「期間」を決める必要があります。
その期間のことを「支払いサイト」と呼びます。
月末締めで翌月末払いの場合は約30日後に支払いとなるため、30日サイトとなります。
請求書の金額の書き方は？
請求書における金額の表記の仕方についても、
とくに決まったルールがあるわけではありません。
基本的なポイントは、
以下のように３桁ごとに『，(カンマ）』を用いる、
金額の頭に『￥』をつけることです。
¥19,800
そのほか、請求内容を把握しやすくするために、
下記のように金額を記載することも大事です。
1.本体価格とは別に消費税額を記載する
2.前月請求金額、入金額、繰越金額、当月請求金額、合計請求金額を分けて記載し、
入金の流れが分かるようにする
請求書の送り方
郵送、FAX、PDFをメールする方法が一般的です。
郵送する場合、請求書は親書となりますので、
宅急便は使わず郵送しましょう。
請求書の封筒の宛名は御中？様？
「会社宛」か「個人宛」かによって変わってきます。
▪️会社宛ての場合
(例) ◯◯株式会社 御中
▪️個人宛の場合
(例) 山本太郎 様
のように記載します。
上記以外に、会社宛てで担当者がわかっている場合は
担当者名に「様」をつけましょう。
(例) ◯◯株式会社 ☓☓部 山本太郎 様
理由は、会社名だけだと担当者まで届かず紛失の元となるからです。
取引先から、請求書の届け先の指定がある場合は
事前に聞いておくとより丁寧です。
このときに、会社名に御中をつけるのは誤りです。
（間違い例）◯◯株式会社 御中 ☓☓部 山本太郎様
請求書に角印は必要か？
請求書には角印は、法律的には必須ではありません。
また、印鑑がなかったとしても請求書の効力は変わりません。
請求書を受け取る側の業務の流れ
請求書を受け取る側の業務の流れを説明していきます。
請求書を受け取るのは、
納入が完了したあととなります。
通常は、メールや郵送で請求書が送られてくることになります。
請求書は、担当者に送られてくるか、
いずれにしても、
実際の入金作業が発生する経理担当者の元へ請求書が集められ、
入金処理を行うことが多いでしょう。
請求書の支払い期日や支払い金額を確認し、
指定された振込先へ入金することで請求書を用いた業務は完了となります。
しかし、
請求書を受け取る側は請求書の保存義務があります。
法人の場合7年間の保存義務がありますので、しっかりと保存しておくことが求められます。
まとめ
請求書は、優先順位低く簡単に見られがちですが、
法律やルール、マナーといったものが存在するので理解する必要があります。
また、その一つ一つの書き方が信頼に繋がるケースも意外とありますので、上記参考に作成すると良いでしょう
最後に
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